Informativa Clienti e fornitori

INFORMATIVA PRIVACY SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Gestione rapporto commerciale e amministrazione

Il Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali (RGPD) all’art. 13, impone l’obbligo di informare l’interessato, in caso di raccolta diretta dei suoi dati, sugli elementi fondamentali del trattamento.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è R.Z. S.r.l., Partita IVA: 02350020356, con sede in Via Alessandro Volta n. 14 42123 Reggio Emilia RE, e-mail: info@rztech.it (da qui anche “Titolare del trattamento” o “Titolare”).

Finalità del trattamento

Base giuridica del trattamento

  1. gestione delle comunicazioni con il potenziale cliente/fornitore per l’instaurazione del rapporto commerciale e successivo sviluppo dello stesso;

  2. esecuzione contrattuali, necessità precontrattuali e gestione del servizio stabilito con l’interessato;

  3. gestione amministrativa derivata dall’attività commerciale (amministrazione dei contratti, ordini, spedizioni/arrivi e fatture; controllo dell’affidabilità e solvibilità);

  4. gestione dell’eventuale contenzioso in sede giudiziale o extra giudiziale;

  • necessario per adempimento di obblighi contrattuali o necessità precontrattuali dove l’interessato è, a qualsiasi titolo, parte contrattuale – Finalità A. e B.

  • adempimento di obblighi di legge in capo al Titolare- Finalità C.

  • legittimo interesse del Titolare, per quanto concerne:

  • la gestione dell’eventuale contenzioso con l’interessato e difesa in giudizio dei diritti del Titolare – Finalità D.

MODALITà DEL TRATTAMENTO

Le attività di trattamento dei dati personali, necessarie al raggiungimento delle suddette finalità, sono svolte nel rispetto delle norme stabilite dal RGPD e dalle successive modificazioni, secondo la politica privacy aziendale ed avvalendosi di soggetti dipendenti o esterni all’organizzazione aziendale, a tal scopo opportunamente designati/nominati allo svolgimento di tale attività.

Il trattamento sarà svolto con mezzi informatici, cartacei, telematici o altri sistemi di comunicazione idonei a garantire l’efficacia, la sicurezza, la pertinenza e la completezza del trattamento svolto dal Titolare, nonché adottando le adeguate misure di sicurezza proporzionali al rischio determinato dal trattamento dei dati.

Oggetto di trattamento saranno esclusivamente i dati personali necessari a gestire la comunicazione e le richieste dell’interessato ed erogare il servizio concordato o di cui l’interessato è beneficiario (dati identificativi personali, di recapito, etc.), nonché per svolgere la gestione amministrativa del rapporto commerciale.

Le attività di trattamento di dati personali possono variare a seconda del servizio richiesto, pertanto maggiori informazioni e dettagli sulle modalità di utilizzo dei dati possono essere richieste al momento della raccolta delle informazioni ovvero contattando il Titolare attraverso i recapiti presenti all’interno del documento.

NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DELLA MANCATA TRASMISSIONE

Il conferimento dei dati è talora:

  • obbligatorio, qualora la comunicazione sia richiesta per adempiere ad un obbligo legge o per la difesa dei diritti del Titolare in sede di contenzioso; il mancato conferimento comporterà la nostra impossibilità di adempiere al contratto; Finalità A., B., C. e D.

  • condizionante, qualora i dati siano necessari alla corretta esecuzione del servizio stabilito ed alla gestione della comunicazione commerciale; il mancato conferimento inciderà sulla possibilità di gestire correttamente il rapporto;

COMUNICAZIONE DEI DATI A SOGGETTI TERZI

I destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati sono:

  • ente poste o altre società di recapito della corrispondenza;

  • banche, istituti di credito e imprese di assicurazione;

  • studi legali e società di recupero crediti;

  • società di manutenzione/riparazione delle apparecchiature informatiche;

  • enti o studi che svolgono per conto del Titolare consulenza o elaborazioni per servizi tecnici e specialistici;

  • studi professionali, società, associazioni di imprese che erogano determinati servizi contabili, fiscali, etc.;

  • soggetti gestori di data center, database e applicativi forniti in SaaS;

  • enti ed amministrazioni pubbliche;

Maggiori informazioni sui soggetti che potranno accedere ai dati personali richiesti saranno disponibili al momento della raccolta o contattando il Titolare attraverso i recapiti presenti all’interno del documento.

DATA RETENTION – CONSERVAZIONE DEI DATI

Il periodo di conservazione dei dati personali contenuti nelle banche dati aziendali relative ai partner commerciali sarà quello necessario per raggiungere le finalità per cui i dati sono stati raccolti, come di seguito descritto.

Gestione del rapporto commerciale e dell’amministrazione:

  • qualora il rapporto commerciale si realizzasse, i dati saranno conservati per 10 anni successivi alla conclusione del rapporto, salvo che disposizioni/obblighi di legge o necessità di difesa dei diritti del Titolare in sede giudiziale non impongano un tempo di conservazione maggiore;

  • qualora il rapporto non si sia concretizzato, i dati raccolti negli ambiti precontrattuali saranno conservati non oltre i 3 anni dall’acquisizione.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

La si informa dell’esistenza del suo diritto di chiederci l’accesso ai suoi dati personali, di rettifica, di cancellazione degli stessi, di limitazione del trattamento dei dati che la riguardano, di opposizione al loro trattamento, alla portabilità dei dati ove applicabile, analiticamente descritti e soggetti alle limitazioni di cui agli artt. da 15 a 22 del RGPD ed agli artt. 2-undecies e 2-duodecies del D.lgs. 196/03 integrato con le modifiche apportate del D.lgs. 101/18 di armonizzazione al RGPD.

Per l’esercizio di diritti e per richiedere l’elenco completo dei responsabili del trattamento e dei soggetti cui i dati possono essere comunicati e che li utilizzeranno per propri trattamenti sempre in connessione con le finalità sopraindicate contattare via il titolare attraverso l’indirizzo e-mail: info@rztech.it.

Le è riconosciuto il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo presso Garante per la protezione dei dati personali, esercitabile inviando un messaggio di posta elettronica certificata indirizzata a protocollo@pec.gpdp.it, o presso l’autorità di controllo competente di un altro Paese dell’Unione.

Reggio Emilia RE, li _____________

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R.Z. S.r.l.

(Titolare del Trattamento)